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Objet du document

Le présent document présente les capacités et modalités d’import de Project Monitor.

Cela couvre les imports de :

• Hiérarchie
• Projet
• Action
• Mesures

Convention de rédaction

ACRONYME	SIGNIFICATION
PM	Project Monitor
PeM	Perf Monitor

Les formats supportés pour l’import sont : CSV, XLS, XSLX

Pour rappel les hiérarchies sont des arborescences qui permettent de classer les projets, les actions et les ressources. Une hiérarchie dispose de plusieurs caractéristiques (rattachement obligatoire, règle de comportement…). Une hiérarchie est composée de niveaux dont on définit le comportement (critère d’analyse, niveau de rattachement…). Chaque niveau comprend des valeurs de niveau disposant des caractéristiques suivantes Code / Libellé / Libellé long / Description / Logo.

Les hiérarchies dans Project Monitor peuvent être créées :

• Directement dans l’application par saisie dans les champs. La saisie se fait soit en mode rapide avec uniquement la saisie du nom soit en mode avancé avec la possibilité de saisir des informations complémentaires. Ce mode de création inclut des fonctions de « cliquer glisser » pour modifier le rattachement d’une valeur.
• À l’aide du mécanisme d’import de fichier.

Figure 1 - Illustration des concepts d’une hiérarchie

La création d’une hiérarchie par fichier

La création d’une hiérarchie par import de fichier permet de créer :

• Les libellés, codes et descriptions des niveaux
• Les libellés, codes et descriptions des valeurs de niveau

Les paramètres du niveau et les caractéristiques complémentaires des niveaux devront être ajustés directement à l’aide de l’interface.

La modification d’une hiérarchie par import de fichier permet de modifier les libellés et descriptions des valeurs de niveau.

L’unicité du code est le point d’entrée :

• Lecture d’un code existant : modification si le fichier contient un libellé ou une description différente,
• Lecture d’un code inexistant : création d’un nouveau niveau.

Exemple :

Contenu du fichier :

Les lignes suivantes contiennent les valeurs des différents niveaux

• Lecture B9 : code connu -> la hiérarchie sera modifiée à cette valeur de niveau ou plus bas.
• Comparaison des champs et modification si delta
• Lecture E9 : code connu -> la hiérarchie sera modifiée à cette valeur de niveau ou plus bas.
• Lecture K9 : nouveau code -> cette valeur de niveau de la hiérarchie sera ajoutée.

Si la liste des niveaux ne correspond pas au contenu de la hiérarchie : message d'erreur

La structure du fichier doit être la suivante :

• Les données doivent figurer sur le premier onglet
• La première ligne définit les intitulés des informations importées ou exportées sur les niveaux et valeurs de niveau. Le libellé de ces colonnes doit être défini dans l’administration des libellés. Par défaut on a : Libelle_VN, Code_VN, Description_VN
• La deuxième ligne définit les libellés, codes et descriptions des niveaux
• Les lignes suivantes définissent l’arborescence des valeurs de niveau
• Il faut reprendre l’ensemble des parents pour chaque valeur de niveau filles sur chaque ligne.
• Il ne faut pas de ligne vide

Limitations

Le mécanisme d’import ne permet pas de mise à jour des codes de hiérarchie ou des codes de niveau de hiérarchie.

Sur l’exemple, on ne peut pas créer une valeur de niveau sous « EUROPE » par import.

Conseil / Mode opératoire

Nous vous conseillons de procéder comme suit pour la réalisation d’un import :

1. Création dans PM de la hiérarchie et de ses propriétés
2. Création dans PM des niveaux et de leurs propriétés
3. Exporter au format Excel® la structure de la hiérarchie
4. Compléter le fichier obtenu avec les différentes valeurs de niveaux souhaitées
5. Importer le fichier modifié
6. Si nécessaire, mettre à jour le détail des valeurs de niveau (code, logo, description)

Les formats de fichiers supportés sont : CSV, XLS, XSLX.

L’import de mesure n’est disponible que pour de la création de mesure. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import.

Le fichier doit contenir une ligne d’en-têtes.

Le fichier en import possède au minimum les 6 colonnes détaillées dans le tableau.

(*) : On répète ces 3 dernières colonnes autant de fois que la mesure est rattachée

Principe

Le fichier doit être au format XLS, XSLX ou CSV.

L’import des utilisateurs n’est disponible que pour de la création des utilisateurs. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import. Le fichier doit contenir une ligne d’en-têtes.

Les 4 premières colonnes sont obligatoires. Les colonnes doivent être ordonnées comme dans le tableau :

Dans l'écran d'import des utilisateurs

1. Remplir les champs communs à tous les utilisateurs importés.
2. Cliquer sur Importer un fichier csv xls ldif en haut à droite
3. Sélectionner le fichier

La liste "utilisateurs en cours d'import" se remplit, un tooltip détaille les erreurs.

4. Cliquer sur Enregistrer pour déclencher l'import des utilisateurs de la liste.

Erreurs pouvant être rencontrées

• Ce login est déjà utilisé
• Le login ne peut contenir que des lettres et des chiffres (les caractères suivants inclus : '_','-','.','@').
• L’e-mail doit être sous la forme chaîne@serveur.extension
• Le mot de passe est obligatoire
• Contactez Virage Group pour acquérir des licences supplémentaires

Principe

Le fichier doit être au format XLS.

L’import des attributs n’est disponible que pour de la création des attributs. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des attributs par le biais de cet import. Le fichier doit contenir une ligne d’en-têtes.

Accès par l’écran du thème Admin puis la carte Import :

1. Cliquer sur le bouton Ajouter un fichier ou glisser déposer le fichier pour charger le fichier contenant les attributs à importer,
2. Cliquer sur le bouton Importer pour démarrer l’import.

Lors de l’import, les attributs en erreur ne sont pas importés et un message d’erreur apparaît dans le rapport d’import.

Erreurs pouvant être rencontrées

• Un des champs obligatoires non renseigné
• Code projet avec des caractères non autorisés
• Groupe ou formulaire non créé
• Liste non créée pour un attribut liste
• Pour un attribut calculé, contrôle sur format de l’attribut. Doit être numérique.
• Si formule avec des attributs autres format que ceux acceptés
• Critère de rupture coché sur un attribut dont le format ne le permet pas.
• Critère de recherche coché sur un attribut dont le format ne le permet pas.
• Critère de recherche rapide coché sur un attribut dont le format ne le permet pas.

Liste des champs

Il existe 2 possibilités afin d’importer des projets/actions dans Project Monitor :

• Manuelle : en passant par les commandes en tâche de fond
• Par webservice en tâche planifiée : utilisation de curl

L’utilisation de l’une ou l’autre méthode dépend essentiellement de l’objectif recherché et de sa fréquence :

• Création/Modification ponctuelle à Manuelle
• Modification hebdomadaire voire quotidienne à cURL / Voir le mémo webservices pour ce mode opératoire

L’import manuel se fait par le biais des commandes en tâche de fond disponibles dans le Thème Projets > Paramétrage > Import.

Contraintes

Droits

L’utilisateur procédant à l’import des projets/actions doit disposer du droit :

• Exécuter la synchronisation de projets

Code automatique

Il est impossible de créer des projets/action par import sur une plateforme dont le paramétrage génère des codes automatiques.

Par défaut, un message vous sera retourné :

• - ERROR - L'import projet n'est pas possible sur une plateforme configurée en génération automatique de codes projet

Si votre import est réalisé en mode manuel, alors il vous est possible de suspendre ce paramétrage afin de permettre l’import.

Format de fichier Excel®

Seuls les formats .xls et xlsx est pris en compte.

Règles particulières :

• Une ligne par rattachement par projet/action. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet/action se fait soit par le code ou le libellé.
• En cas d’import d’un projet / action déjà existant en base, l’ensemble des rattachements est réinitialisé. Cela signifie que les valeurs qui auraient été modifiées dans l’application sont effacées au profit de celles mentionnées dans le fichier d’import.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
Hiérarchie*	Permet d’indiquer que le projet est rattaché à une hiérarchie donnée.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur de la hiérarchie, soit le code de la hiérarchie
Niveau*	Permet d’indiquer le niveau le plus bas de rattachement du projet sur une hiérarchie donnée. Le niveau de rattachement n’est pas nécessairement le niveau le plus bas de hiérarchie. Ex : un projet A peut être rattaché au niveau Pays et un projet B au niveau Ville d’une hiérarchie de type géographique.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur soit le code • Le niveau doit être déclaré comme niveau de rattachement dans l’application
Valeur de niveau*	Permet d’indiquer la valeur auquel on rattache le projet.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur soit le code • La valeur de niveau doit exister dans Project Monitor au moment de l’import

Règles particulières :

• Une ligne par utilisateur et par projet/action. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet/action se fait soit par le code ou le libellé.
• En cas d’import d’un projet / action déjà existant en base, l’ensemble des affectations est réinitialisé. Cela signifie que les utilisateurs qui auraient été modifiés dans l’application sont effacés au profit de ceux mentionnés dans le fichier d’import.

CAS PARTICULIER DU MODE « DIFF »

Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe « DIFF » à l’onglet « EQU » (ex de nommage onglet : EQU_import_DIFF).

En mode DIFF :

• L’ensemble des utilisateurs n’est pas réinitialisé par défaut.
• Si une ligne stipule uniquement le code du rôle alors tous les rattachements utilisateurs sont supprimés (utile pour faire une remise à zéro éventuelle)
• Si une ligne stipule le code du rôle et le code de l’utilisateur, il est ajouté à ceux déjà existants.

Règles particulières :

• Une ligne par attribut et par projet/action. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet/action se fait soit par le code ou le libellé.
• Il n’est pas possible d’importer un attribut technique.

Règles particulières :

• Dans cet onglet, on indique l’ensemble des phases et des jalons du projet/action
• Une ligne par objet du planning et par projet/action. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet/action se fait soit par le code ou le libellé.
• La présence de l’onglet planning active le module planning sur le projet/action
• Lors de la création d’une phase il faut sa durée soit obligatoirement supérieure ou égale à 1 jour.

*Les valeurs attendues pour le < code type dépendance > sont :

• « FD » correspondant au type « Fin-Début »
• « DD » correspondant au type « Début-Début »
• « FF » correspondant au type « Fin-Fin »
• « DF » correspondant au type « Début-Fin »
• La valeur de ce code est requise uniquement si un code projet est aussi renseigné.
• Si aucune valeur n’est renseignée alors la valeur par défaut est « FD ».
• Voici quelques exemples :

• Voici quelques exemples incorrects :

N.B. : Project Monitor ne contrôle pas lors de l’import le respect des liens de dépendances

Règles particulières :

• N lignes par indicateur et par projet/action. Chaque ligne d’indicateur présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet/action (cas notamment des indicateurs sans phase).
• La présence de l’onglet indicateur active ce module sur le projet/action.
• Si nous importons les onglets "ACT-" / "IND-" et "IND-PLAN" (dans cet ordre précis) alors les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-" seront écrasées par les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-PLAN". Donc dans le cadre de cet import les colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-" n'ont pas besoin d'être renseignées.
• Si nous importons les onglets "ACT-" / "IND-PLAN" et "IND-" (dans cet ordre précis) alors les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-PLAN" seront écrasées par les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-". Donc dans le cadre de cet import les colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-PLAN" n'ont pas besoin d'être renseignées.

Règles particulières :

• N lignes par indicateur et par projet/action. Chaque ligne d’indicateur présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet/action (cas notamment des indicateurs sans phase).

Règles particulières :

• n lignes par budget et par projet/action. Chaque ligne de budget présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Si aucune phase n’est précisée, le budget est affecté à la phase projet/action (cas notamment des budgets sans phase).
• La présence de l’onglet budget active ce module sur le projet/action.

Règles particulières :

• Dans cet onglet, on indique l’ensemble des tâches du projet/action
• Une ligne par tâche et par projet/action. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet/action.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet/action se fait soit par le code ou le libellé
• La présence de l’onglet tâche active le module planning sur le projet/action

Le fichier doit être au format CSV, XLS ou XLSX.

L’ensemble des champs doivent être au format texte.

L’import budget n’est disponible que pour de la création des mesures budget. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import. Le fichier doit contenir une ligne d’entêtes.

Les lignes doivent être ordonnées par :

• Code Budget
• Libellé Budget
• Libellé long Budget
• Description Budget
• Code genre
• Code catégorie

(*) : On répète ces 3 dernières colonnes autant de fois que le budget est rattaché.

Le fichier doit être au format xls.

L’import des factures fonctionne sur les projets/actions dont le module revenu est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet/action en cours d’import, une erreur est remontée.

Création ou modification réalisée en fonction de l’existence de la facture suivant son code.

Le fichier ne doit pas contenir de lignes d’entêtes

Le fichier doit être au format xls.

L’import des devis fonctionne sur les projets/action dont le module revenu est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet/action en cours d’import, une erreur est remontée.

Création ou modification réalisée en fonction de l’existence du devis suivant son code.

Le fichier ne doit pas contenir de lignes d’entêtes.

Le fichier doit être au format CSV, XLS, ou XLSX

L’ensemble des champs doivent être au format texte.

Le fichier doit contenir une ligne d’entêtes.

L’import ne fonctionne pas en annuleEtRemplace sur les enveloppes : Il faut donner l’ordre DELETE pour effectuer les suppressions d’enveloppes.

Les lignes doivent triées par :

• Code enveloppe
• Puis budget

En ce qui concerne les budgets des enveloppes, si des budgets ne sont pas spécifiés dans l’import, ces budgets sont supprimés de l’enveloppe concernée après import : l’ordre de suppression concerne uniquement l’objet enveloppe.

L’ordre annuleEtRemplace concerne l’objet enveloppe : il n’y a aucune destruction d’enveloppe sans demande par import. Par contre, les données contenues dans l’enveloppe non spécifiées par l’import se font éjecter : l’annuleEtRemplace a donc lieu sur le contenu de l’enveloppe mais pas sur la liste des enveloppes.

Prérequis :

• Le fichier doit être au format CSV.
• Le fichier doit contenir une ligne d’entêtes.

REGLES D’IMPORT

• Mode d’import manuel (par défaut : create)

Si la pièce financière n’existe pas,

• Elle est créée automatiquement
• L’affectation au projet ou à la phase se fait automatiquement à l’import
• Dans le cas de l’import d’une pièce financière répartie,
• La répartition affichée dans la pièce financière est toujours « manuelle » même si le mode de répartition est différent dans la catégorie budget.

Annule et remplace en mode manuel : il est possible de mettre en place un mode d’import spécifique pour les clients. Ce mode d’import est à préciser dans le fichier de configuration de la base de données. Ce mode d’import « Annule&Remplace » sera valable pour tous les imports de pièces financières (et prend le pas sur une commande CURL).

Dans ce cas, toutes les pièces financières de l'exercice courant et de l'exercice précédent sont supprimées, pour être remplacées par les pièces financières présentes dans le fichier d’import.

Création d’un script spécifique pour le client

• Mode d’import par CURL

Si la commande CURL ne précise rien ; alors le fonctionnement normal d'import s'applique :

• si une pièce financière n'existe pas, elle est créée et affectée à la phase ou au projet
• si une pièce financière existe et a le même code, alors les données sont mises à jour et remplace les données précédentes.
• si une pièce financière existe et a le même code, mais qu'aucune donnée est différente, alors rien ne change

La commande se fait par code de type de pièce financière (donc par représentation).

curl -silent -u pribet:pribet --form file=@RealiseComptaRemplace.csv  "http://localhost/MonitorMakerWeb/import/SYNCHROFINANCIERE?type=COMPTA”

Si commande curl avec &remplace=true ; alors, on supprime toutes les pièces financières pour les remplacer par celles précisées dans le fichier à importer.

curl -silent -u pribet:pribet --form file=@RealiseComptaRemplace.csv  "http://localhost/MonitorMakerWeb/import/SYNCHROFINANCIERE?type=COMPTA&remplace=true"

Déchiffrage de l’exemple suivant :

• u LOGIN_UTILISATEUR:MOT_DE_PASSE
• -form file=@LIBELLE_FICHIER_A_IMPORTER

http://URL/ACTION/TYPE_IMPRT?type=CODE_TYPE_PIECE_FINANCIERE&remplace=true"

Eléments à modifier :

LOGIN_UTILISATEUR:MOT_DE_PASSE

LIBELLE_FICHIER_A_IMPORTER

CODE_TYPE_PIECE_FINANCIERE

Ajouter ou non selon le besoin : &remplace=true

Gestion des dates :

La date de ligne s’affiche dans le suivi financier. Elle est obligatoire. Elle n’est prise en compte lors de l’import que si c’est la seule renseignée. C’est-à-dire que la date de ligne de pièce financière n’est pas renseignée.

En revanche, la date de ligne de pièce financière pilote la période d’imputation de la dépense. Elle sert également lors de la mise à jour. Mais elle n’apparait pas dans la liste des pièces financières (sous-onglet suivi financier).

Si le client souhaite faire apparaitre la date de la ligne de la pièce financière, il est nécessaire d’exploiter un autre champ facultatif et non exploité lors de l’import (ex : description) pour faire remonter la date de pièce financière au format texte

Règle d’import selon le statut des projets :

Les imports de pièces financières lorsque le statut du projet est clos sont impossibles. Une erreur fonctionnelle apparait, dans le rapport d'import (sauf en saisie rétroactive : pour une période antérieure à la période de clôture). Rappel : un projet est clos automatiquement s'il a un méta statut "Terminé" et si sa date de fin est dépassée.

Règle d’import des représentations prévisionnelles réparties :

Depuis la version v6.2.1.3, il est désormais possible de définir le montant « à répartir » d’une pièce financière de type « prévisionnel réparti 1/2/3 », il suffit d’indiquer le code de représentation prévisionnel non réparti « REP_PREVISIONNEL_1 », « REP_PREVISIONNEL_2 » ou « REP_PREVISIONNEL_3 ». La date de ligne est ignorée lorsque ce type de représentation est indiqué.

Règle d’import selon le statut

Les différentes valeurs de statut : PF_STATUT_OUVERT, PF_STATUT_VALIDE*

• Si modification : si PF validée, on ne la modifie pas
• Si annule et remplace : si PF a statut validé, alors on ne l'annule pas

La valeur PF_STATUT_VALIDE permet de « bloquer » la Pièce Financière, qui n’est alors plus modifiable.

* PF_STATUT_VALIDE correspond à une pièce financière dont le statut (la valeur de liste) a pour méta-statut "validé".

Le fichier doit être au format CSV, XLS, ou XLSX

Si une mesure n’a pas été affectée au sein du projet et qu’elle est présente dans le fichier d’import, l’affectation est réalisée automatiquement. Si des valeurs de représentation (ex : la cible) ne sont pas précisées dans le fichier d’import, la valeur est par défaut à « 0 » (zéro).

L’import ne fonctionne pas en annuleEtRemplace : Il faut donner l’ordre DELETE pour effectuer les suppressions d’affectations des budgets aux phases.

Le fichier en import possède au minimum les 18 colonnes détaillées sur la page suivante.

Les lignes doivent être ordonnées par :

• Code Projet
• Puis Code phase
• Puis Code Enveloppe
• Puis Code budget

Si les lignes ne sont pas ordonnancées correctement ce message d’erreur apparaîtra (après import) :

• CODE_PROJET_PROJET_-CODE_ENVELOPPECODE_BUDGET - ERROR - Objet en double dans le fichier d'import :

Où le :

• CODE_PROJET correspond à la colonne « Code Identifiant Projet »
• CODE_ENVELOPPE correspond à la colonne « Code Enveloppe »
• CODE_BUDGET correspond à la colonne « Code Budget »

Le fichier doit être au format CSV, XLS, ou XLSX.

Le fichier doit être au format XLS ou XLSX

Le fichier ne doit pas contenir de lignes d’entêtes.

Le fichier doit être au format CSV, XLS, ou XLSX.

Le fichier ne doit pas contenir de lignes d’entêtes.

Si lors de l’import la ligne n’a pas la même répartition que celle précisée par l’import, une erreur est sortie et la ligne est ignorée par l’import.

Le fichier doit être au format xls.

Le fichier ne doit pas contenir de lignes d’entêtes.

Cas d’erreurs :

• SI : le plan budgétaire n'a pas de mesure budgétaire affecté et nous renseignons le code budget A dans le fichier d'import
• ALORS le message d'erreur suivant est affiché :
• Les montants sont intégrés au code budget A dans le demandé du projet
• SI : le plan budgétaire a une mesure budgétaire affecté A et nous renseignons le code budget B dans le fichier d'import
• ALORS le message d'erreur suivant est affiché :
• Le plan budgétaire ne contient pas le budget de code : B – ERROR
• SI : le plan budgétaire a une mesure budgétaire affecté A et nous renseignons le code budget B dans le fichier d'import et que la mesure budgétaire B n'est pas affectée au projet
• ALORS le message d'erreur suivant est affiché :
• Pas de budget affecté au projet. Code ressource lue : B, phase : _PROJET_ - ERROR

Le fichier doit être au format CSV, XLS ou XLSX.

L’import des ressources n’est disponible que pour de la création de ressource. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import. Le fichier doit contenir une ligne d’entêtes.

Les lignes doivent être ordonnées par :

• Code Ressource
• Libellé Ressource
• Libellé long Ressource
• Description Ressource
• Code genre
• Code catégorie

(*) : On répète ces 3 dernières colonnes autant de fois que la ressource est rattachée

L’import de la saisie d’activité fonctionne sur les projets/actions dont le module ressource est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée. Il faut aussi que les ressources soient présentes dans le projet/action. Le projet/action doit aussi être commencé.

Enfin pour que l’import puisse fonctionner il faut :

• Aller dans la structure de mesure de la ressource
• Vérifier que la valeur du champs « Détail de la saisie » est « saisie d'activité à la journée »

Format : CSV, XLS, XLSX.

Le fichier ne doit pas contenir de lignes d’entêtes

Pour que l’import des tâches puisse fonctionner il faut avoir le droit ACT_CREER_TACHE

Format : CSV, XLS, XLSX.