1 Introduction
Ce document présente la procédure pour la mise en place de liens entre un espace projet Project Monitor et un site associé SharePoint. Voici les exemples de liens illustrés dans ce document:
- Un lien Planning dans le site SharePoint : il permet d'accéder au planning du projet dans Project Monitor depuis le site SharePoint.
- Un lien SharePoint dans l'entête du projet de Project Monitor : il permet d'accéder au site SharePoint du projet depuis l'espace projet Project Monitor.
- Un lien entre une phase de Project Monitor et le dossier associé dans le site SharePoint : il permet, à partir d'une phase, d'accéder au dossier SharePoint pour ajouter un document.
2 Paramétrage dans SharePoint
2.1 Créer un site
- Se rendre dans SharePoint, sur la page d’accueil générale, cliquer sur Créer un site.
- Choisissez Site d’équipe afin de partager des documents avec les membres de votre équipe.
- Ajouter le nom du projet correspondant à votre projet dans Project Monitor.
- Supprimer tous les blocs qui sont par défaut sur la page d’accueil et conserver uniquement le bloc Documents.
- Republier le site.
Le site est créé, vous êtes sur la page accueil de celui-ci.
2.2 Personnaliser le site
Une fois le site créé, commencer la personnalisation et la mise en forme de celui-ci. L’objectif est d’ajouter les principaux thèmes qui composent votre projet dans le menu de gauche et dans lesquels vous serez susceptible d’ajouter des documents (exemple : Planning, Budget, Tâches, Échanges, Documentaire, etc.).
- Pour cela, aller sur le menu déjà existant sur la partie gauche de votre site et cliquer sur Modifier.
- Sur la droite de chaque thème existant, en cliquant sur “...”, vous pouvez supprimer, modifier ou déplacer le thème sélectionné. Supprimez les thèmes qui ne vous intéressent pas.
- En survolant les thèmes, une croix apparaît pour ajouter un nouveau thème. Ajoutez autant de thèmes que vous souhaitez. En cliquant sur le +, une fenêtre s'ouvre.
- Ajouter le nom du thème, par exemple : Planning.
- Cliquer sur OK.
- Republier le site.
2.3 Créer les dossiers
Créer vos dossiers ainsi que la nomenclature que vous souhaitez afin d’y ajouter des documents.
- Pour créer un dossier, cliquer sur Nouveau puis sur Dossier et entrer le nom du dossier, par exemple : « Planning »
- Créer votre dossier.
- Republier le site.
Au sein du dossier « Planning », créer un sous-dossier qui correspondra aux phases de votre planning projet comme par exemple un sous-dossier nommé « Cadrage ». Ainsi, un document ajouté dans la phase « Cadrage » de votre planning sera visible ici dans le dossier « Planning » → « Cadrage ».
- Pour cela, cliquer sur Nouveau puis sur Dossier.
- Entrer le nom de votre phase, par exemple : « 1 - Cadrage ».
- Créer votre dossier.
- Faire ainsi pour toutes les phases de votre planning.
- Republier le site.
Lorsque vous nommez vos phases, ajouter une numérotation afin que l’ordre de celles-ci soit respecté.
3 Paramétrage dans Project Monitor
3.1 Créer un attribut
- Se connecter à Project Monitor.
- Via le menu principal, cliquer sur Administration > Projets > Attributs projet
- Cliquer sur le bouton Ajouter, en haut à droite pour créer un nouvel attribut.
- Donner un libellé à cet attribut : « Sharepoint », puis un code, une description etc.
- Compléter la fiche de création avec les autres champs à remplir (ordre, groupe, formulaire etc.).
- Dans le champ Thème, choisir Projet car c’est un attribut qui sera visible dans les espaces projets.
- Dans le champ Type, choisir Document car c’est un attribut dans lequel nous allons coller un lien URL.
- Enregistrer
3.2 Paramétrer la vue "Entête Projet"
- Via le menu principal, aller dans Administration > Administration avancée > Vues.
- Utiliser les filtres pour rechercher la vue utilisée en en-tête dans votre projet (pour le savoir, se rendre dans votre projet → dans Paramétrage → Affichage → voir le nom de la vue utilisée dans « Entête projet »).
- Ouvrir la vue concernée.
- Se rendre dans la rubrique Affichage.
- Dans Attributs projet, cliquer sur le crayon d’édition pour afficher la liste des attributs et en ajouter un nouveau.
- Sélectionner l’attribut « Sharepoint ».
- Enregistrer la vue.
3.3 Ajouter l'attribut "SharePoint" dans le projet
- Se rendre sur votre projet.
- Via le menu, se rendre dans Formulaires, et cliquer sur le formulaire souhaité.
- Si l’attribut « Sharepoint » n’est pas dans le formulaire :
- Cliquer sur le menu principal, puis Administration → Administration avancée → Vues.
- Retrouver la vue Formulaire (vous pouvez ajouter un filtre : type de vue = Formulaire)
- Ouvrir la vue concernée en cliquant dessus.
- Se rendre dans la rubrique Groupe d'attributs projet.
- Cliquer sur Ajouter
- Sélectionner le groupe d'attribut dans l'attribut "Sharepoint" a été affecté.
- Enregistrer la vue
- Si l’attribut « Sharepoint » est dans un formulaire qui n’est pas affiché, alors ajoutez-le au projet :
- Cliquer sur le paramétrage du projet, puis sur l’onglet Affichage.
- Dans le champ Formulaires, sélectionner le formulaire manquant.
- Enregistrer.
4 Mise en place des liens
4.1 Créer le lien SharePoint dans l'entête Project Monitor
- Dans mon espace projet, via le menu, se rendre dans Formulaires.
- Choisir l’attribut « Sharepoint » et l’éditer.
Une fenêtre s’ouvre et vous invite à ajouter un document ou ajouter un lien URL.
- Aller dans le site SharePoint que vous avez créé à l’étape 2.1 « Créer un site » ci-dessus et copier l’URL de la page.
- Puis, de retour sur Project Monitor, dans l’édition de votre attribut, coller ce lien URL dans la ligne Entrez une URL.
- Enregistrer.
- Retourner sur la page d’accueil du projet.
- Cliquer sur « Sharepoint » dans l’entête de votre projet.
- Vous êtes directement dirigé vers le site SharePoint que vous avez créé dans l’étape 2.1 « Créer un site »
4.2 Créer le lien avec le planning dans le site SharePoint
Au sein de votre site SharePoint vous avez créé dans le menu de gauche des thèmes. Pour chaque thème, ajouter un lien qui pointe vers celui-ci au sein de votre espace de projet sur Project Monitor. Prenons le thème « Planning » en exemple.
- Sur Project Monitor, aller dans le planning du projet et copier le lien URL de celui-ci.
- Dans SharePoint, dans le menu de gauche, cliquer sur Modifier.
- Cliquer sur le menu contextuel « … » du thème Planning et modifier le thème.
- Une nouvelle fenêtre s’ouvre, coller le lien URL dans l’espace appelé Adresse.
- Cliquer sur OK.
- Republier le site.
Faites ainsi pour les autres thèmes. Depuis SharePoint en cliquant sur un thème vous serez renvoyé directement sur le thème concerné de votre projet dans Project Monitor
4.3 Créer le lien avec une phase dans un dossier SharePoint
Au sein de votre site SharePoint vous avez créé des dossiers dans lesquelles seront ajoutés vos documents. Ces dossiers correspondent aux thèmes de votre projet dans lequel vous ajouterez des documents. Au sein de votre site SharePoint vous avez créé un dossier appelé « planning » dans lequel vous avez des sous-dossiers qui correspondent aux phases de votre projet. Pour chaque sous dossier, vous pouvez faire le lien avec la phase concernée dans votre planning Gantt de Project Monitor.
- Pour cela, ouvrir le dossier Planning puis le sous dossier 1 - Cadrage par exemple.
- Cliquer sur le menu contextuel « … » situé à droite de Charger.
- Cliquer sur Copier le lien.
- Republier le site.
- Se rendre dans Project Monitor dans le planning de votre projet.
- Double cliquer sur la phase “Cadrage”
- Aller dans l'onglet Document.
- Dans la ligne Livrable, coller l'URL qui pointe vers la phase concernée de votre site SharePoint.
- Appliquer. Faire ainsi avec les autres phases de votre planning. Désormais, vous pouvez ajouter un document dans la phase « Cadrage » de votre planning simplement grâce au lien effectué avec votre espace SharePoint.
- Se rendre sur la phase concernée et double cliquer pour entrer dans l’édition.
- Aller dans l’onglet « Document » et cliquer sur le lien présent dans « Livrable ».
- Cliquer sur « Charger » pour ajouter un fichier ou un dossier.
- Effectuer la même manipulation à chaque fois que vous souhaitez ajouter un document sur une phase de votre projet dans Project Monitor.
Vous êtes redirigé sur SharePoint vers le sous-dossier correspondant à votre phase.